Faça um inventário das fontes
Liste planilhas, sistemas, arquivos e responsáveis. Para cada fonte, registre que tipo de informação contém, quando foi atualizada e quem precisa consultá-la. Evite combinar bases sem entender sua origem e finalidade. Liste onde os dados estão, quem os atualiza, quando são consultados e qual decisão apoiam. Planilhas, caixas de entrada e arquivos locais podem conter cópias com definições diferentes. Converse com as pessoas que usam essas fontes para distinguir registro oficial de controle temporário. Esse inventário ajuda a planejar a implantação e evita migrar informações antigas apenas porque estão disponíveis, sem verificar se continuam corretas ou necessárias.
Defina o que deve continuar
Separe informações essenciais para o processo comercial de dados antigos, redundantes ou sem utilidade clara. Revise nomes de campos, categorias, formatos de telefone e e-mail, responsáveis e etapas. Materiais de migração da Salesforce também recomendam preparação, mapeamento e validação dos dados.
Decida quais informações devem continuar e com que finalidade, priorizando dados que apoiem atendimento, acompanhamento ou gestão. Campos sem uso podem ser descartados ou arquivados conforme as regras da empresa; não os leve por padrão. Para cada informação, defina formato, responsável e condição de atualização. Uma base menor e consistente pode ser mais útil do que preservar colunas cujo significado ninguém consegue explicar.
Combine padrões e responsabilidades
Decida como registrar empresas, contatos, fontes, etapas e motivos de encerramento. Defina quem resolve dúvidas e quem pode revisar os dados. Se a empresa trata dados pessoais, a organização deve considerar finalidade, acesso e segurança; a ANPD disponibiliza orientações específicas para agentes de tratamento de pequeno porte.
Combine padrões para nomes, categorias, etapas, datas e responsáveis antes de carregar os registros. Defina como tratar valores ausentes, duplicidades e dados contraditórios, deixando claro quem decide nos casos ambíguos. A qualidade depende também de uma rotina para corrigir erros após a implantação. Documente o suficiente para que pessoas diferentes apliquem as mesmas regras sem consultar uma única referência informal.
Teste o resultado
Importe uma amostra variada e confira campos, associações, permissões e busca. Peça a usuários de funções diferentes que realizem tarefas reais. Só depois de corrigir problemas defina a base final e a data em que o CRM passa a ser a fonte principal. Teste o resultado com uma amostra e peça que usuários executem tarefas comuns: localizar um contato, entender uma negociação e registrar uma próxima ação. Compare a tela com as fontes originais e investigue diferenças. Se uma regra não puder ser aplicada sem interpretação, esclareça-a antes da carga completa. Um teste funcional verifica tanto a migração quanto se a estrutura final serve à rotina comercial que a empresa pretende organizar.
Conclusão: inventarie, limpe, padronize, mapeie e teste os dados antes de migrar a operação.
Leia também: Como migrar contatos e oportunidades de planilha para CRM
Quais dados comerciais registrar no CRM.
Para avaliar como preparar a operação antes de escolher um sistema.