Inventarie e prepare os dados
Identifique arquivos, abas, responsáveis e campos usados. Remova duplicidades com critério, padronize formatos e marque informações desatualizadas ou sem origem clara. Preserve uma cópia original com acesso adequado até a equipe validar a transição. Inventarie planilhas, responsáveis, abas, campos e formas de uso antes de mover qualquer dado. Identifique contatos repetidos, oportunidades encerradas e informações que não precisam ser levadas adiante. Faça uma cópia preservada e defina quem aprova limpeza. A migração não deve transformar cada coluna antiga em um campo novo sem avaliar finalidade; dados sem uso podem aumentar a complexidade e reduzir a qualidade da base.
Mapeie campos e regras
Relacione cada coluna da planilha ao campo correspondente e decida como tratar valores ausentes, categorias diferentes, empresas repetidas e oportunidades encerradas. A Salesforce recomenda limpeza e mapeamento antes da migração e teste para identificar inconsistências.
Mapeie cada coluna de origem para um campo de destino e documente transformações, categorias e critérios de associação. Decida como preencher vazios e como tratar formatos diferentes antes de executar a importação. Se duas planilhas descrevem o mesmo contato, estabeleça uma regra de consolidação que preserve o histórico. Uma tabela de correspondência revisada por quem conhece o processo reduz erros silenciosos e facilita explicar de onde veio cada informação.
Teste uma amostra representativa
Importe primeiro um conjunto pequeno que inclua registros comuns e casos excepcionais. Confira acentuação, telefones, e-mails, responsáveis, etapas e relacionamentos entre contatos e empresas. Corrija o mapeamento antes de carregar a base completa. Importe primeiro uma amostra que inclua casos simples, duplicados, campos vazios e oportunidades em fases diferentes. Confira registros no sistema, relações entre contatos e empresas, datas e responsáveis. Peça a usuários que encontrem e atualizem essas informações como fariam no trabalho. Se houver problema, corrija o mapeamento antes de processar o restante. Um piloto pequeno torna erros corrigíveis e evita espalhar inconsistências por toda a operação.
Valide acesso e rotina após a importação
Compare contagens e amostras entre origem e destino, peça à equipe que teste tarefas frequentes e corrija erros encontrados. Defina quando a planilha deixa de ser fonte principal e quem pode alterar os registros no CRM. A implantação também exige configuração e capacitação compatíveis com a rotina.
Após a carga, compare quantidades, valide casos conhecidos e limite alterações na origem durante a janela de migração. Defina quando o novo sistema passa a ser o registro principal e como corrigir qualquer diferença encontrada. Treine a equipe em tarefas reais, mantenha um canal para dúvidas e monitore os primeiros dias. A importação não conclui a mudança: a rotina de atualização e a responsabilidade sobre a qualidade dos dados precisam começar junto com o uso.
Conclusão: prepare, mapeie, teste e valide os dados antes de adotar o CRM como registro principal.
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Como organizar os dados antes de implantar um CRM.
Para avaliar o processo de organização comercial antes de planejar sua migração.