Examine contatos e histórico
Verifique quais dados podem ser registrados, como se localizam pessoas e empresas e se é possível consultar interações anteriores. Confirme permissões para visualizar ou alterar registros e quais campos são obrigatórios. Evite coletar informações que a equipe não precisa para conduzir a relação comercial. Teste se o sistema permite localizar contatos, consultar interações e entender quem é responsável sem duplicar registros. Verifique como dados importantes aparecem em uma tela usada no cotidiano e como são atualizados. Um CRM pode armazenar muitos campos, mas a equipe precisa encontrar rapidamente o que orienta a conversa. Pergunte também como consolidar um histórico quando a pessoa muda de e-mail ou quando várias oportunidades se relacionam à mesma empresa.
Teste pipeline e tarefas
Monte um exemplo com as etapas da empresa e percorra uma oportunidade do início ao encerramento. Veja como registrar responsável, próxima ação, prazo e motivo de perda. A gestão de pipeline depende de etapas e dados coerentes, não apenas da aparência de um painel.
Simule etapas, tarefas, filtros e encerramento de negócios com casos próprios. Confirme se é possível visualizar oportunidades sem próxima ação e corrigir uma etapa sem perder contexto. Se o fluxo exigir exceções, teste-as antes da contratação. Evite avaliar somente a função de pipeline em uma tela de demonstração; use uma negociação do início ao fim e observe se o sistema permite que cada papel execute o trabalho necessário.
Verifique relatórios e integração
Liste as perguntas que gestores precisam responder e confira se os relatórios exibem os dados correspondentes. Para integrações, pergunte quais sistemas e planos são compatíveis, se há custos adicionais e quem mantém a conexão. Não presuma que “integrado” significa sincronização completa ou em tempo real. Verifique quais relatórios existem, que dados os alimentam e como os filtros alteram o resultado. Se e-mail ou canais precisam ser integrados, confirme o escopo da integração, os limites, as permissões e o que acontece quando a conexão falha. Um gráfico só é útil se a empresa compreende a definição do indicador. Peça para reconstruir uma pergunta gerencial e confira se as respostas correspondem aos registros de origem.
Confirme suporte e portabilidade
Investigue canais e horários de suporte, materiais de treinamento, processo de implantação, exportação e encerramento de conta. Faça perguntas sobre limites de registros, usuários e armazenamento. Demonstrações devem incluir cenários próprios da operação, não apenas uma apresentação genérica. Pergunte como funciona o suporte, quais horários e canais estão disponíveis, como são tratados incidentes e como exportar dados em formato utilizável. Confirme se uma integração ou recurso depende de parceiro e quem responde por sua manutenção. Faça uma lista de questões em aberto e peça respostas documentadas. Portabilidade e suporte fazem parte da avaliação porque a empresa precisa continuar operando se mudar de plano, fornecedor ou configuração.
Conclusão: teste cada recurso com tarefas reais e confirme limites contratuais, plano, suporte e portabilidade antes da contratação.
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E valide os recursos apresentados para o seu cenário.