Defina como identificar um registro
scolha quais campos ajudam a distinguir pessoa e empresa, como e-mail profissional, telefone ou identificador interno, conforme a finalidade. Não trate um único campo como infalível: contatos podem mudar de função, compartilhar números ou usar endereços diferentes. Defina quais campos ajudam a reconhecer que dois registros pertencem à mesma pessoa ou empresa e como resolver divergências. E-mail pode estar ausente, telefone pode ser compartilhado e nomes podem variar; por isso, uma correspondência automática não deve apagar histórico sem revisão quando houver dúvida. Explique como a equipe solicita uma correção e quem pode consolidar registros, preservando relacionamentos com oportunidades e atividades existentes.
Padronize antes de importar
Corrija espaços, formatos de telefone, nomes de empresas e categorias antes de trazer uma planilha para outra ferramenta. Faça uma cópia de segurança, teste um grupo pequeno e confira se notas e vínculos continuam ligados ao contato correto. Evite juntar registros automaticamente sem revisão quando houver dúvida. Antes de importar dados, normalize formatos, remova espaços indevidos, padronize categorias e identifique linhas que parecem repetidas. Faça uma cópia de segurança e mantenha uma versão da origem para rastrear problemas. Não descarte campos sem verificar se sustentam uma decisão ou obrigação. Uma revisão por amostra ajuda a encontrar erros de mapeamento antes que eles se espalhem pela base inteira.
Defina o processo de correção
xplique como pesquisar antes de cadastrar, quem revisa possíveis duplicatas e como preservar interações. Registre a origem de alterações relevantes e limite permissões conforme a função. A ANPD recomenda medidas administrativas e técnicas para proteger dados pessoais; seus guias para agentes de pequeno porte podem apoiar a revisão dos controles da empresa.
O processo de correção deve indicar como sinalizar duplicidade, qual registro manter e como preservar a origem e as interações. Dê instruções simples para situações comuns e um caminho de escalonamento para casos ambíguos. Corrigir uma base sem mudar a entrada de novos contatos faz o problema voltar. Por isso, combine validações mínimas na criação e treine quem adiciona ou importa informações.
Faça manutenção periódica
Revise registros sem responsável, contatos que retornaram como inválidos e oportunidades com informações inconsistentes. Defina critérios para atualização ou remoção de acordo com as políticas internas e as regras aplicáveis; não mantenha dados apenas porque são fáceis de armazenar. A manutenção periódica pode priorizar duplicidades, dados desatualizados e oportunidades sem responsável, em vez de tentar revisar todos os campos ao mesmo tempo. Defina frequência de acordo com o volume de mudanças e a finalidade da base. Avalie os erros que mais prejudicam o atendimento e corrija a causa na captura. O objetivo é manter dados úteis, não alcançar uma limpeza perfeita que consuma mais tempo do que a equipe dispõe.
Conclusão: padronize cadastro e correção, preserve o histórico e proteja o acesso aos dados.
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Quais dados comerciais registrar no CRM.
E confirme como a ferramenta trata importação, duplicidades e permissões.